REGISTRO DEI TRATTAMENTI
La tenuta del registro dei trattamenti è prevista dall'articolo 30 del regolamento generale europeo, ed è considerata indice di una corretta gestione dei trattamenti.
La tenuta del registro è utile per una completa ricognizione e valutazione dei trattamenti svolti e quindi finalizzata anche all'analisi del rischio e ad una corretta pianificazione dei trattamenti. Per cui le autorità invitano tutti i titolari a dotarsene, eventualmente inserendo negli stessi ogni elemento utile, anche oltre a quelli minimi previsti dalle norme. Il registro deve essere tenuto in forma scritta, anche in formato elettronico, e va esibito all'autorità di controllo (Garante) in caso di verifiche.
Il registro deve elencare una serie di informazioni:
a) il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, se nominati, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati (DPO);
b) le finalità del trattamento;
c) una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie dei dati personali;
d) le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;
e) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;
f) dove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
g) dove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 32, paragrafo 1.
A tale scopo abbiamo prodotto ed adattato per le scuole un file in formato Excel per la veloce realizzazione del documento in oggetto. Il link per scaricarlo si trova qui sotto:
Modello_Registro_dei_trattamenti_GDPR_2018
Eseguitelo e all'apertura consentite la modifica. Si presenterà così
Il documento risulta suddiviso in 5 schede che andranno compilate partendo dalla prima "Informazioni Generali"
La scheda "Registro Titolare" sarà quella che conterra tutte le informazioni relative ai dati trattati
In questa sezione abbiamo inserito sia dei filtri sulla riga di intesatzione di ogni colonna, utili per una futura ricerca o filtro dei dati, sia alcuni elenchi che si evidenziano cliccando su una cella attiva, come nella foto qui sotto.
In questo modo si velocizza e si rende omogeneo l'inserimento dei dati.
La descrizione generale delle misure di sicurezza è stata riportata nella scheda "Misure di sicurezza"
Infine tutti gli elenchi dei menù a tendina sono riportati nella scheda "Liste modifica per i menù", pertanto se dovesse mancare qualche voce, è sufficiente aggiungerla nel relativo elenco.
Per aggiornamenti sulla documentazione disponibile, modelli, nomine e registri, consultate la pagina della documentazione, disponibile a questo indirizzo
SAEMA WEB 2018
