Con la nota prot. n. 10703 del 9/09/2016 il Miur ha fornito indicazioni alle scuole delle Regioni "Obiettivo Convergenza" Calabria, Campania, Puglia e Sicilia circa gli adempimenti relativi alla chiusura del periodo di Programmazione 2007-2013, archiviazione e conservazione della specifica documentazione.

Il Miur fa sapere che a conclusione della Programmazione, l'Autorità di Gestione sta procedendo a concludere gli ultimi controlli di primo livello e l’autorità di Audit, nel contempo, prosegue nella verifica di secondo livello che si potrà concludere al massimo entro il 31 marzo 2017. Inoltre, è necessario assicurare che tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del programma operativo in questione siano tenuti a disposizione della Commissione e della Corte dei conti europea per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo. La decorrenza dei tre anni inizia a partire dalla data di pagamento del saldo finale definito dalla Commissione in base ai documenti presentati dall’Autorità di Gestione. Sarà, pertanto, cura dell'Autorità comunicare alle scuole la data del pagamento del saldo finale da parte della Commissione. Cautelativamente, si può prevedere che i controlli sopra citati potranno avvenire almeno fino al 31/12/2020.

Gli Uffici Scolastici Regionali dovranno mantenere agli atti la documentazione inerente i progetti pervenuti nell’attuazione delle varie procedure, la documentazione relativa alla valutazione degli stessi, la corrispondenza pertinente e le graduatorie. Le istituzioni scolastiche avranno cura di mantenere tutta la documentazione procedurale, attuativa e contabile relativa ai singoli progetti. In proposito, il Miur raccomanda di facilitare i controlli di I e II livello che le suddette Autorità preposte stanno continuando ad effettuare in questa fase conclusiva di rendicontazione.

Il Ministero richiama anche l’attenzione delle istituzioni scolastiche sulla responsabilità circa la regolarità della gestione e degli adempimenti amministrativo-contabili, nonché sulla conservazione degli atti che devono assicurare almeno fino alle scadenze soprarichiamate. Quindi, nel caso di avvicendamento negli incarichi, è necessario vi sia il passaggio di consegna e che il Dirigente Scolastico e il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi accertino la presenza e della documentazione dei singoli Piani Integrati/Progetti già realizzati e, successivamente, provvedano responsabilmente alla conservazione di tutta la documentazione gestionale e amministrativo – contabile FSE e FESR relativa a tutte le attività realizzate nel corso della programmazione 2007/2013, nonché facilitare i suddetti controlli.

L’assenza della documentazione comporterà la non ammissibilità della spesa con la conseguente richiesta di restituzione degli importi alle Istituzioni scolastiche inadempienti e la corrispondente perdita delle risorse comunitarie. Tale inadempienza comporterà, anche, l’esclusione della scuola dalle opportunità offerte con la nuova programmazione 2014/2020.